업무 이메일 잘쓰기

IT쪽 일을 하다보면 이메일은 필수다. 특히나 요즘은 예전과 다르게 스마트폰의 미친듯한 보급으로 인해 간단한 설정만 한다면 얼마든지 회사가 아닌 공간에서도 이메일 확인이 가능한 시대이다. 예전엔 outlook 프로그램을 설치하고 메일을 컴퓨터로 다운받아서 보고 그랬는데 요즘은 그 패러다임조차 많이 바뀌었다.

일단 임정욱님의 스토리볼을 한번 읽어보고 가자. 미국 사람들이 이메일을 업무에 어떻게 쓰는지 너무 잘 나와있다. 심지어 커피마실 시간까지 이메일로 정한다는 것이 대단하다고 생각한다. (물론 그것에 대한 배경은 개인의 삶을 중요시 하는 문화가 많이 깔려있을 것이다.) 나는 아래의 몇가지 사항만 잘 지킨다면 한국에서는 최소한 메일 때문에 욕먹을 일은 없다고 생각한다.

1. 제목을 꼭 달자
 - 이 문제는 사회생활 초년생이 아니고서는 있어서는 안되는 문제다. 간혹 내용을 잔뜩쓰고 메일을 날리는 경우가 있는데 그럴 경우 바로 실수로 발송되었다라는 식의 의견을 어필한다. (나역시 그랬다.) 그런데 생각보다 사무실에서 그러지 않는 인간들이 있다. 특히나 업무 관계에 대해서 자기의 의견이 관철되지 않았거나 뭔가 불만이 있는 경우 제목을 고의로 날려먹고 보내는 경우가 있다. 나 역시 최근에 그런 메일을 한번 받고 참 당황스러웠던 적이 있다. 

돈을 번다는 것은 프로를 의미하는 일은데 아직 한국은 이런 부분을 챙기지 않는 것이 참 안타깝다.

2. 내용은 간결하게
 - 메일에 간혹 주절주절 이런 저런 업무와 관련없는 내용을 써대는 경우가 있다. 분위기 전환용으로 도입부에 괜찮다고 생각할 수도 있는데 그것도 메일의 성격에 오히려 역효과가 나는 경우도 있을 수 있다. 메일은 법적인 분쟁이 생겼을 경우 증거자료로 활용되기에 내용은 간결하고 조금은 건조하게 써야할 필요가 있다고 생각한다. 필자는 이에 대한 한가지 에피소드가 있는데 첫회사를 다닐 때 내 파트장의 별명이 "김부장"이었다. 우리는 흡연시간이나 밥먹는 시간 등에 "부장님 부장님" 하고 얘기를 자주 했었고 나는 심지어 아웃룩 주소록에 김부장이라고 저장하기 까지 했었다. 문제는 팀내 돌아다니는 메일의 경우는 문제가 없었는데 팀을 벗어나 실 전체에 메일이 돌아다닐 때 참조자 목록에 "김부장"이라고 그대로 찍혀서 날라간 적이 있었다. 쉽게 생각해 마음에 안드는 인간의 전화번호를 자기 휴대전화에 "개새끼"라고 저장한 것과 비슷한 원리였다. 웃고 넘어가는 일로 끝났지만 연차가 있는 사람이 저런다면 회사생활의 적응도를 심히 의심해봐야 한다.

3. 메일 확인은 빠르게

- 서두에 언급했듯이 요즘은 어디서나 메일을 확인할 수 있다. 그건 바꿔말해서 잠자는 시간이나 수영같은 걸 하는 시간이 아니고서 이메일을 못받았다고 떠드는 건 확인하기 싫었다고 얘기하는 것과 다름이 없다. 
임정욱님의 스토리에 써 있듯이 메일은 그 자체가 문서이고 근거로 남게 된다. 이건 우리나라에서도 해당되는 문제인데 군인일 때 업무추진에 있어서 타부서에 협조를 요청하자 "문서를 갖고 오라"던 일이 있었다. 당시 군은 정보화 사업의 일환으로 전자문서 결제시스템을 사용하고 있었다. 그 문서를 출력해서 가져다 주니 별 탈없이 일이 진행되었다. 
이메일도 마찬가지다. 업무 상에 근거, 문서가 되는 내용들이다. 문제는 이걸 확인 안하는 사람들이 꼭 사무실에 있다는 것이다. 심지어 메일을 보내면 "바로 옆에 있는데 뭘 메일까지 쓰냐"라며 쿨내 진동하는 인간들도 있다. 사람 수가 적을 때는 상관없지만 조직이 커지고 특히 팀단위로 메일이 왔다 갔다 할 땐 내가 모르는 어떤 내용이 있을지 모르기 때문에 매일이 온다면 바로바로 확인하는 것이 좋다. 메일 확인은 페이스북 알림 확인하는 것 만큼 쉽다.

4. 일정관리
 - 아웃룩이 보통 잘되어 있는데 구글의 경우도 잘 되어있다. gmail 기반의 제품을 기업용으로 내놓아서 캘린더와 연관되는 그런 게 있더라. N모사에서 아웃룩 기반의 일정확정 관련 기능을 써보았는데 편리한 듯 싶으면서 불편하기도 했다. 하지만 이건 엄연히 업무에 대한 내 기록을 남기는 것도 되기에 회의나 미팅 참석 메일이 온다면 꼭 참석 유무를 눌러주는 것이 좋다. 그러면 바로 업무 캘린더에 추가된다. 

결론 : 회사다니면서 메일은 중요한 부분이다. 업무이고 또한 같이 협업하는 사람들에 대한 예의이다. 잘 숙지하자.